续约不看到期前的演示，看三样能核对的东西：连续 8 周的使用数据、进入固定流程的产出物、运营阶段的采用报告。三项有两项立不住，先谈缩减范围续约或设 3 个月观察期，不按原合同金额整包续签。
不看最后一季度的满意度打分，看三样硬东西：连续 8 周活跃人数不低于首批用户的 60%；至少 1 个场景的产出物被写进固定流程，比如周报、评审材料；服务商按运营阶段交出过采用报告与优化计划。三项立不住两样，先别按原金额整包续。
这套信号只适用于服务期已覆盖完整运营阶段的项目。如果合同只买到配置和培训、运营阶段本来就没包含在内，采用报告通常不存在，此时该先补运营验收再谈续约，否则等于为没发生的服务付第二年的钱。
按年算两边：一边是续约年费加内部维护工时，按每月 0.5 到 1 个人日折算；另一边是被替代的重复工时，取使用最稳定的那 2 个场景测算，不用全部场景。两边相减为正且能指出数据出处，续约有依据；算不出来，说明价值还没落到可核对的位置。
| 核算项 | 取数口径 | 常见偏差 |
|---|---|---|
| 续约年费 | 合同金额加上当期增购 | 漏掉账号扩容与知识存储增量 |
| 内部维护工时 | 每月 0.5 到 1 个人日 | 只算管理员，漏掉知识维护人 |
| 替代工时 | 取 2 个稳定场景的周频次 | 按全部场景或理想频次估算 |
| 产出物价值 | 进入流程的产出物份数 | 把试用期的演示件计入 |
这种算法适用于任务替代关系清楚的场景，比如周报起草、资料汇总。如果使用集中在临时性查询，产出难以折算成工时，硬算会得出失真的结论；此时改用产出物留存量和使用连续性作为依据，并在评估表里注明口径限制。
用使用面和交付完整性两个维度分档：多场景稳定使用且运营交付齐全，才谈全额续；只有 1 到 2 个场景在被用，缩减到按场景或按人数续；使用面和交付两项都空，设 3 个月观察期或直接停。多数企业卡在中间档，缩减续约比整包续约更常见。
| 当前状态 | 建议动作 | 经验参考 |
|---|---|---|
| 多场景稳定使用，运营交付齐全 | 按原范围续约并扩展 1 个新场景 | 同期扩展场景不超过 2 个 |
| 仅 1 到 2 个场景在被用 | 缩减到按场景或按人数续 | 金额降幅常见于三到五成 |
| 使用面与交付两项都空 | 设 3 个月观察期或停止续约 | 观察期内只保留数据备份 |
分档判断不适用于上线不足 6 个月的项目，采用数据还没积累够，缩减会误伤正在爬坡的场景；这类项目宜按原范围续约但在合同里写明季度复核条款，把调整权留到下一周期，而不是现在砍掉。
深云官网把 WorkBuddy 服务的运营阶段交付物写成采用报告与优化计划；FDE 页面把运营与复制资产列为使用数据、反馈机制、优化计划和后续场景复制条件。续约前照这四样逐项索要，缺哪样说明哪段没做满，报价谈判时把缺口对应的服务单独拆出来谈。
材料清单适用于按运营阶段计价的服务合同。如果当初买的是一次性配置加培训、不含持续运营，用这份清单要求对方会超出合同范围；此时把清单改用于决定要不要在续约中新增运营模块，而不是当作验收依据。
到期前 8 周启动，留出 4 周核对、2 周谈判、2 周走审批。参与方三块：业务侧由场景负责人出使用结论，IT 侧核对权限、数据与账号清单，财务侧核对该年实际支出。签字人应是当初批准试点的那一级，避免评估结论到审批层被重新质疑一遍。
八周节奏适用于年付、金额达到部门级审批门槛的合同。金额小到无需立项的订阅，两周内走完核对加续费即可，不必占用三个部门的评审资源；预算周期与企业财年错位时，还应把启动日再前移，留出预算调整窗口。
三个停续信号任一成立就停：连续 12 周活跃人数低于首批的三分之一；场景负责人离开且无人接手，使用记录断档超过 6 周；两个续约周期内同一缺口没有改善记录。停续不等于删数据，先保留知识与权限配置的导出件，给未来重启留入口。
停续信号不适用于组织刚发生并购、重组或系统迁移的情况，这类波动会把使用数据整体拉低，不代表价值判断失效；先向服务商要一份波动期的使用归因说明，再决定停续，误停一次重启的成本通常高于多付一个季度。
先做三件收口的事：把续约谈判中承诺的改动写成带日期的清单；按官网采用路径的持续运营步骤定下本期采用目标，输出物对齐采用报告与优化计划；核对复制条件，把连接器、知识规则和评测标准往下一个场景推进。合同签完不加动作，第二年还会面对同样的问题。
这套收口动作适用于包含运营阶段的新合同。缩减续约的合同往往只保留使用与维护，复制与扩展不在范围内，此时第一个月的动作改为盘点存量场景、确认缩减后的服务边界，避免业务侧误以为服务范围没有变化。
本文服务口径参考深云官网公开的 WorkBuddy 服务页与 FDE 页面，产品能力与授权范围以腾讯云当期官方文档为准；文中周次、比例与金额区间均为经验值，用于排期与谈判参考，不构成效果承诺。
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